Diversos Pontos de Cultura manifestaram dificuldades e necessidades de mais informações na hora de relatar ações e prestar contas às instituições que abrem editais para organizações não- governamentais, produtores culturais e/ou artistas. Por isso, organizamos algumas dicas nesta seção. Convidar todos para participar com sugestões de prestação de contas, formatos de relatórios e planilhas e outros dados importantes para expor de forma objetiva e transparente como foi utilizado o investimento das instituições públicas e privadas.

I - Prestação para o Ministério da Cultura

Este guia foi elaborado para orientar o processo de prestação de contas das instituições que mantêm parceria com o Ministério da Cultura, MinC, por meio dos editais ligados ao Programa Cultura Viva. Essas orientações vêm no sentido de ajudar na transparência e eficácia na utilização dos recursos públicos repassados.

A prestação de contas é considerada uma das maiores necessidades atuais das organizações do Terceiro Setor. Ela é o mecanismo responsável pela prevenção e constatação de ações irregulares referentes à transferência de recursos financeiros destinados à execução descentralizada dos programas do Ministério do Cultura. A intenção é combater essas anomalias principalmente quanto aos aspectos:
Técnico - tocante à execução física e alcance dos objetivos do convênio
Financeiro - relativo à correta e regular aplicação dos recursos financeiros.

Gestores passaram décadas sem ter uma devida preocupação com a prestação de contas dos recursos financeiros públicos e/ou privados. Novas demandas dos doadores e dos organismos governamentais aumentaram a exigência da prestação de contas. E todos concordamos que ela é muito importante principalmente quando sabemos que o dinheiro desses recursos financeiros, quando públicos, vem do trabalho de toda a sociedade em forma de impostos.

Mas a Prestação de Contas além de passar pela melhoria das demonstrações contábeis, também ajuda a medida que aumenta a sustentabilidade da instituição, por meio da administração coerente de seus gastos.

Para iniciar essa seção, vamos tratar em especial da prestação de contas do Ponto de Cultura para com o Ministério da Cultura.

Aguardamos sugestões de editais, dúvidas e soluções de vocês.

Um abraço,
Equipe Ponto por Ponto

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Plano de Trabalho

O Plano de Trabalho faz parte do contrato, que contém todos os elementos aprovados em seu projeto. Nele estão previstas todas as condições – quantidades, datas e valores – que serão consideradas para o repasse dos seus recursos.

Assim, é imprescindível que ele seja integralmente cumprido. O Plano de Trabalho é utilizado para monitoria e avaliação do projeto. As considerações que, excepcionalmente, venham a ocorrer, deverão ser comunicadas formalmente por escrito com antecedência mínima de 30 dias úteis.

Dentro do Plano de Trabalho, a execução financeira do projeto deve:

• Cumprir integramente os requisitos da legislação pertinente a convênios públicos;

• Atender as normas contábeis brasileiras;

• Cumprir a legislação trabalhista;

• Adequar-se aos procedimentos específicos desenvolvidos para o projeto;

• Demonstrar transparência nas ações do proponente.

Na prestação de contas, a organização do Terceiro Setor deverá apresentar as demonstrações contábeis e um relatório das atividades que foram desenvolvidas pela entidade no exercício social que está sendo encerrado. É importante que esse relatório esteja devidamente assinado pelo responsável técnico, contador ou técnico em contabilidade que as preparou.

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Sobre as Notas Fiscais
As notas fiscais justificam e indicam se os gastos do plano de trabalho do projeto estão sendo aplicados de forma correta e correspondente ao que foi indicado na apresentação do projeto ou acordado dentro do contrato. É obrigatória a comprovação de todas as despesas realizadas nos projetos.

• Notas sem qualquer rasura;

• Tenha cuidado, pois muitos estabelecimentos tentam iludir o consumidor fornecendo “Notas de Serviço”, “Notas de Consumo”, “Ordens de Serviço”, “controle de balcão” que não possuem validade fiscal;

• Fique atento: comprovantes de cartão de crédito ou débito, além de não terem valor fiscal, contêm informações bancárias pessoais e sigilosas;

• Cupons Fiscais contendo CNPJ do fornecedor (supermercado, correios, combustível etc.); canhotos de passagens;

• Recibos de táxi contendo o nome do passageiro, itinerário, data, nome completo do motorista, CPF do motorista ou CNPJ da empresa de táxi;

• Recibos de pequenas despesas (ver modelo no anexo 02) – para despesas que não possuem documento fiscal (ex. ônibus, metrô, lotação);

• Em caso de convênios públicos a NF deverá ser carimbada com a identificação do nome do projeto e nº do contrato

Atenção: A retenção e recolhimento dos impostos e contribuições pertinentes ficarão a cargo da instituição parceira.

Conta corrente
Uma vez formalizado o contrato, a liberação e a movimentação dos recursos financeiros serão feitos através de uma conta corrente aberta exclusivamente para isso. Todos os pagamentos referentes ao projeto devem sair desta conta. O uso da conta corrente deverá ser exclusivo para o projeto, ou seja, apenas para a circulação dos valores relacionados ao projeto apoiado.

Atenção: A instituição que for parceira em mais de um projeto, deverá abrir uma conta corrente para cada projeto.

Cotação de Preços
Todos os processos de compras deverão estar pautados pelo princípio da economicidade. Deve-se buscar as soluções mais econômicas, através de cotação de preços com três fornecedores, sempre que possível.

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Os Relatórios

Prestar contas das atividades e recursos empenhados na execução de um projeto é sinal de responsabilidade e competência da organização. A prestação de contas deve ser direcionada para os parceiros, que disponibilizaram recursos para que a ação se tornasse real, e para a comunidade, que abriu as portas para a organização e depositou confiança na sua capacidade de buscar soluções.

As prestações de contas são feitas usualmente por meio de relatórios. Os relatórios são documentos que descrevem as atividades realizadas, os resultados alcançados e a destinação dos recursos do projeto. Os relatórios devem ser periódicos (semestrais ou anuais, bimestrais ou trimestrais, dependendo da complexidade das ações envolvidas).

Na elaboração e apresentação de um relatório de prestação de contas, devem ser considerados os seguintes fatores:
O relatório deve ser completo. As atividades propostas no projeto devem ser comparadas com a aplicação prática das mesmas;

O relatório é o momento crucial para a manutenção da parceria, por isso devem ser detalhados minuciosamente os benefícios gerados para a comunidade atendida com a ação. Dessa forma, o parceiro poderá ver que os recursos foram bem aplicados, já que os resultados foram satisfatórios;

O relatório deve ter uma linguagem clara e objetiva e precisa ser atraente. Devemos utilizar ferramentas que facilitem a compreensão de quanto e como a comunidade melhorou após a iniciativa;

Ao final do relatório, deve ser apresentado um balanço dos recursos que foram empregados neste período de funcionamento do projeto e apresentar a sua boa administração;

Deve-se fazer uma projeção dos benefícios já alcançados e elaboração de novas metas para a próxima fase. Deve-se mostrar ao parceiro a importância da continuidade do projeto para a comunidade e as novas possibilidades de expressão desta parceria.

O relatório deverá ser distribuído para todos os parceiros do projeto e serve também como argumento de venda para captação de novos parceiros. A entrega da prestação de contas do projeto representa o fim do contrato/convênio, mas também pode representar o início de uma nova oportunidade, uma vez que através desses instrumentais podemos demonstrar toda a eficácia do trabalho.

Documentação

Muitos dos documentos relacionados a seguir não necessariamente se a aplica a todos os contratos e/ou convênios, mas devemos sempre tê-los caso haja a necessidade de alguma possível cobrança posterior por parte do patrocinador.

Pedagógico

Relatório final, contendo os conteúdos, procedimentos metodológicos, desafios, estratégias de superação, os resultados alcançados, locais onde ocorreram as atividades e o público envolvido;
Lista dos profissionais contratados;
Lista das instituições parceiras;
Fotos ou filmagens das atividades;
Listas de presença dos participantes;
Caso haja, material pedagógico produzido;
Caso haja, material gráfico produzido.

Prazos da Prestação de Contas

Modalidades de Prestação de Contas:
Prestação de Contas Parcial
Prestação de Contas Final

A organização deverá enviar, seguindo as indicações da instituição contidos no edital, os seguintes documentos:

1.Documento de prestação de contas
2.Relatório de atividades
3.Cópia de todas as notas fiscais e recibos
4.Solicitação de alteração do Plano de Trabalho (se houver) e autorização do analista responsável pelo projeto

O documento de prestação de contas e o relatório de atividades normalmente devem ser encaminhados com, no mínimo, 30 dias de antecedência do vencimento da próxima parcela ou reembolso. (atenção: 30 dias é a média de tempo que editais solicitam, mas esses prazos variam).

As parcelas subsequentes só serão liberadas após a apresentação da prestação de contas dos recursos da parcela anterior.

A data não deve ser desrespeitada pois, além de demonstrar uma total falta de compromisso com o parceiro financiador, pode penalizar com a suspensão de participação da organização em outros editais.

Observação
Normas brasileiras de contabilidade aplicadas às entidades do terceiro setor

As Normas Brasileiras aplicadas as Entidades do Terceiro Setor estão dispostas na NBC T 10, que trata dos aspectos contábeis específicos em Entidades Diversas. A contabilidade das Entidades do Terceiro Setor sofre algumas adaptações comparadas as do Segundo Setor. Mudanças estas, também, quanto a nomenclatura das Demonstrações Contábeis determinadas pela NBC T 3 ( Norma que determina as Demonstrações Contábeis que devem ser elaboradas pelas Entidades).