Não faça hoje o que pode deixar para amanhã

Neste post irei falar sobre gestão pessoal de tempo usando a técnica Do It Tomorrow (DIT), uma proposta de Mark Forster publicada em seu livro de mesmo nome traduzido para o português como Deixe para amanhã, o título deste post é uma provocação ao conselho pupular “Não deixe pra amanhã o que você pode fazer hoje”, que vai totalmente de encontro à proposto feita pelo autor em seu livro.

Desde 2009 venho utilizando a técnica DIT proposta no livro de Mark Forster, é uma técnica muito simples e eficiente, tomei conhecimento dela através do post 3 alternativas para o GTD — 7 Hábitos, Deixe para amanhã e Zen To Done de autoria de Rafael Perrone em seu blog fazendoAcontecer.net.

Neste post Rafael Perrone cita algumas alternativas ao Getting Things Done (GTD), uma técnica para organização pessoal de tempo bastante popular e também muito eficiente, ela propõe uma série de ferramentas diferentes, como lista de coisas a fazer, lista de algum dia/talvez, lista de próximas ações, e algumas outras, possui também um workflow bem elaborado para que funcione bem, isso tudo faz o GTD ter uma curva de aprendizado relativamente grande e exige um esforço mínimo de aprendizado antes de começar a ser efetiva, e foi exatamente isto que me desmotivou à utilizá-la e me fez ir em busca de alternativas.

Assim, em 2009, cheguei ao DIT, uma técnica extremamente simples, com praticamente zero esforço de aprendizado inicial, e desde então tenho utilizado ela para gerenciar todas as minhas atividades.

Por que eu estava à procura de técnicas para gerenciamento de tempo?

Desde 2006 eu venho trabalhando como autônomo, gerenciando meu próprio tempo, sem patrão, sem relógio de ponto, sem fiscalização, e sem todas essas artimanhas que as empresas criam para tentar fazer seus funcionários serem eficientes. Eu precisava de algo que me tornasse de fato eficiente, algo que fizesse eu usar o tempo da melhor forma possível, caso contrário os cronogramas iriam furar, as atividades iriam ficar para depois, a procrastinação iria rolar solta, e isso iria inviabilizar minha vida como autônomo.

Ao usar DIT consegui a eficiencia que procurava, mas é importante destacar que nenhum método ou técnica irá fazer milagres, o importante é ter disciplina e se esforçar para pôr algo em prática, qualquer método que funcione vale à pena, eu escolhi o DIT pela simplicidade, apesar de simples é preciso ter disciplina, e isto será necessário para qualquer outro método. Ler sobre o assunto ajuda bastante, e o livro de Mark Forster me ajudou muito neste sentido.

Mas, como funciona esse método afinal?

O autor do DIT basicamente propõe uma modificação em algo já conhecido por todos nós, a famosa lista de coisas a fazer, é aquela listinha que fazemos num pedaço de papel com tudo que precisamos fazer. Ela se parece mais ou menos com a imagem ao lado.

É uma listinha imensa, que nunca chega ao fim…

Acredito que todos nós já fizemos uma lista semelhante a esta ao menos uma vez na vida, Mark Forster sugere que transformemos esta lista de coisas a fazer em uma lista de coisas que serão feitas, a lista de coisas a fazer tende a crescer eternamente e nunca conseguimos terminá-la, isto causa a sensação de que o trabalho nunca é concluído, e esta sensação não ajuda a melhorar ou mesmo a manter a nossa auto-estima.

A lista de coisas que serão feitas deve ser elaborada diariamente, e não deve ser alterada ao decorrer do dia, idealmente deve ser feita com antecedência, ou ao menos antes de começar o trabalho. Não se deve adicionar itens de última hora, ou seja, aquela lista de terça-feira que planejei na segunda, não deve ser alterada durante o decorrer do dia. Ela é uma lista fechada, uma vez planejada, nada mais entra, se surgir algo novo, planeje para o dia seguinte, ou para a semana seguinte, isto vai depender da natureza da atividade e do seu planejamento pessoal.

O objetivo é sempre começar o dia com uma lista de atividades previamente planejada, ao final do dia ela deve estar concluída, uma lista por dia, nada de transferir a lista de hoje para amanhã, isto não vai funcionar! O que costumo fazer é usar uma agenda de papel, e a cada dia na data correspondente eu anoto minhas atividades.

Eu indico fortemente o uso da agenda de papel, com ela você pode anotar seus compromissos, reuniões, etc, e também sua lista de atividades, uma coisa está ligada à outra, se num certo dia você tem anotado uma reunião que dura a metade do dia, saberá que não poderá planejar tantas atividades nesta data, ter estas informações num mesmo lugar facilita a gestão.

Veja por exemplo minha lista de atividades (coisas a serem feitas) do dia 05 de Fevereiro de 2015.

Nesta lista eu marco um X ao finalizar a atividade, o objetivo de cada dia é marcar todas as atividades como finalizadas, neste dia em particular eu consegui finalizar todas elas (ufa!), o autor Mark Forster fala em seu livro dos benefícios emocionais relacionados à isto, quando conseguimos completar o dia, uma sensação de trabalho concluído, um sentimento de missão cumprida, bem diferente do que seria causado por aquela enorme lista de coisas a fazer que nunca termina.

Nem sempre é possível finalizar todas as atividades planejadas, quando isto ocorre marco um N na atividade e planejo ela imediatamente para outro dia, assim, mesmo que não complete o planejamento diário, não perco a atividade de vista. É importante notar que isto deve ser evitado ao máximo, se perceber que está sendo constante replanejar atividades, procure descobrir o motivo, talvez você esteja colocando muitas atividades no dia, ou talvez você esteja procrastinando, se for a segunda opção, cuidado, isto é um problema sério!

Bem, é nisso que a proposta Do It Tomorrow (DIT) se resume, uma simples lista de coisas a serem feitas (de fato) por dia, o mais importante é ter disciplina e praticar até ganhar o hábito de sempre planejar o seu dia de trabalho, e lógico, ter responsabilidade com o seu próprio planejamento e buscar cumpri-lo sempre.

O autor Mark Forster dá uma série de dicas para conseguir chegar lá, sugiro que você leia o livro dele, mas faça isso hoje, não deixe para amanhã! rs