Regras para a realização de mini-eventos no FISL17

Em 2015 durante o FISL16 foi realizada no terceiro dia do evento no auditório 41D uma Mini-DebConf organizada em parceria com a comunidade brasileira de usuários e desenvolvedores do Debian. O resultado desta parceria foi tão positivo que a organização do FISL resolveu ampliar a iniciativa e está abrindo uma chamada para que outras comunidades brasileiras de Software Livre possam também organizar seus mini-eventos durante o FISL17 que acontecerá de 13 a 16 de julho de 2016 na PUCRS em Porto Alegre.

Várias comunidades organizam durante o ano seus eventos pelo Brasil ajudando a movimentar o ecossistema do Software Livre. A organização do FISL17 busca com essa iniciativa ter as Comunidades de Software Livre como parceiras na elaboração da grade de programação, trazendo suas experiências e redes de contatos para contribuir com o evento.

A organização do FISL17 cederá benefícios para as Comunidades de Software Livre selecionadas, esperando que elas ajudem a elevar a qualidade da programação de atividades e ajudem a trazer mais participantes para o evento.

Para se candidatar, a Comunidade de Sofware Livre deverá preencher este formulário até o dia 10 de abril de 2016. O resultado das Comunidades de Software Livre selecionadas será publicado até o dia 15 de abril de 2016.

Para ajudar a identificar as atividades da Comunidade de Software Livre dentro da grade de programação do FISL17, a Comunidade deverá dar nome ao seu mini-evento no campo indicado do formulário no momento da inscrição. Por exemplo, algumas comunidades usam: WordCamp, DrupalCamp ou DrupalDay, JoomlaDay, PGDay, PHP Day, Blender Day, Mini-DebConf, etc.

As Comunidades de Software Livre não selecionadas para organizarem os mini-eventos poderão enviar suas propostas de "Encontros Comunitários" como nos anos anteriores, por meio da chamada de trabalhos.

A seguir estão as regras, benefícios e contra-partidads das Comunidades de Sofware Livre selecionadas.

Regras gerais para as Comunidades de Software Livre selecionadas

A organização do Temário do FISL17 irá dialogar apenas com os 3 representantes da Comunidade indicados no formulário de inscrição. Essas 3 pessoas serão sempre o ponto de contato da organização com a Comunidade e vice-versa.

A Comunidade de Sofware Livre ocupará no mínimo 05 slots de um auditório indicado pela organização do Temário, durante um dia do FISL17. A quantidade total de slots a serem ocupados será definida porteriormente entre a organização do Temário e a Comunidade, de acordo com a demanda.

Como o horário do FISL17 será das 10:00h às 19:00h (esse horário ainda poderá sofrer alteração), o mini-evento terá 10 slots disponíveis. A Comunidade de Software Livre deverá preencher no mínimo 05 e no máximo 07 slots com as atividades indicadas,  e 03 atividades serão selecionadas entre aquelas melhores classificadas na avaliação pública (garantindo assim a participação de pessoas que não foram eventualmente indicadas pela Comunidade) mas com a concordância da Comunidade. Caso não haja 03 atividades disponíveis na avaliação pública, a organização do Temário do FISL17 solicitará mais indicações para a Comunidade para completar as 10.

Se a Comunidade não conseguir preencher pelo menos 05 slots com as atividades indicadas, o mini-evento será cancelado.

Cada slot tem a duração de 50 minutos. A Comunidade de Sofware Livre poderá unificar dois slots para promover atividades como por exemplo um painel ou um workshop, e assim a atividade passará a ter 1h40min de duração contínua.

A Comunidade de Sofware Livre deverá solicitar que os seus palestrantes se cadastrem no sistema do FISL17 inscrevam suas atiivdades lá. Só serão aceitas as atividades que estiverem cadastradas no sistema.

A organização do Temário irá avaliar as propostas de atividades enviadas e se estiverem de acordo com as diretrizes do FISL, serão aceitas imediatamente. Caso haja alguma atividade rejeitada, a organização do Temário irá solicitar que a Comunidade faça a substiuição.

Nunca é demais lembrar que os assuntos das atividades devem ser relacionados a Software Livre, que não tenham conteúdos comerciais, seja de ferramentas ou empresas, e em hipótese alguma sobre software proprietário.

No caso do palestrante não falar português, a palestra será transferida para o auditório onde haverá tradução simultânea. O slot que ficaria vazio no auditório reservado para a Comunidade será ocupado por outra atividade do FISL17.

A Comunidade de Software Livre poderá colocar uma banner na porta do auditório e outro no palco para ajudar a identificar o mini-evento. A confecção desses banners é de responsabilidade da Comunidade. A organização do Temário deverá ser consultada sobre o tamanho máximo, e sobre a colocação de apoiadores e/ou patrocinadores da Comunidade nos banners.

A organização do Temário estudará a possibilidade de custear as despesas (passagens e hospedagens) de até 02 palestrantes nacionais de cada Comunidade de Sofware Livre selecionada.

Caso aprovado o custeio das despesas, a Comunidade de Sofware Livre deverá fazer todo o contato inicial com esses 02 palestrantes indicados para saber se eles realmente poderão participar do FISL17. Só depois de confirmados é que os nomes e emails deverão ser enviados para a organização do Temário acertar os detalhes de passagens e hospedagem. Para deixar mais claro: a organização do Temário não irá fazer o contato inicial para saber se o palestrante poderá vir ou não, porque esse questionamento já deverá ter sido feito pela Comunidade.

Para ter direito a esses benefícios, a Comunidade de Software Livre deverá enviar todas as informações dentro do prazo estipulado posteriormente pela organização do Temário.

A organização do Temário não irá custear as despesas dos outros palestrantes da Comunidade.

Recomendações para as Comunidades de Software Livre selecionadas

A Comunidade de Sofware Livre pode usar um pad ou wiki como rascunho para elaborar a sua programação, definindo os horários, título e descrição das atividades, nome e currículo dos palestrantes. Consulte esta wiki da comunidade Debian para ver como eles fizeram ano passado.

É importante que pelo menos uma das atividades seja uma palestra de nível básico para os participantes iniciantes do FISL17 que querem conhecer mais sobre o projeto.

A Comunidade de Software Livre conseguirá mostrar a sua abrangência preenchendo os slots com palestrantes diferentes, evitando a repetição de pessoas.

Recomendamos fortemente que a Comunidade de Software Livre promova a diversidade entre os seus palestrantes escalando pessoas de minorias, obviamente garantindo sempre a qualidade das atividades.

Contra-partidida das Comunidades de Software Livre selecionadas

Como todos sabem, o país está atravessendo um momento de dificuldades e isso implica na redução de patrocinadores para a realização do FISL17. Por isso, a organização precisa da ajuda das Comunidades de Software Livre para aumentar a arredação financeira que será usada para custear o evento. No formulário para o envio da proposta do mini-evento existe um campo para que a Comunidade de Software Livre indique de que forma poderá contribuir com a organização do FISL17. Algumas alternativas são: financiar a vinda de pelo menos um palestrante internacional (o que ajudará a atrair mais participantes); garantir as inscrições de uma certa quantidade de participantes; custear a participação de todos os seus palestrantes; participar da campanha de doação da ASL.Org; ou propor outra forma de contribuição.

A Comunidade de Software Livre assumirá o compromisso de divulgar o seu mini-evento e o FISL17 nos canais de comunicação do seu grupo como mídias sociais e listas de discussão. A Comunidade deve publicar notícias sobre o seu mini-evento, publicar banners web, repassar publicações feitas pelo pessoal de comunicação do FISL17, etc, dessa forma chamando o pessoal para participar. Esse tipo de iniciativa com certeza estará ajudando a levar mais pessoas para o seu mini-evento e consequentemente o FISL17 como todo.

Reforçamos a necessidade de que a comunidade esteja ciente das regras de conduta do FISL17, e que ao assumir o mini-evento, será responsável por garantir que a mesma seja cumprida.

Burilando a proposta do Paulo Henrrique

Estamos discutindo agora na reunião semanal da ASL a proposta do PH para o temário 2016.

Temos que ajustar o proposto a uma realida de penúria...

Uma comunidade poe sala por dia é muito.  É mais factível que se reserve um turno por sala por comuidade.

Mas isso dependeria de cada comunidade garanta um mínimo de inscrições. Ou, que a comunidade consiga aportar recursos próprios para viabilizar suas atividades.

Ou seja, a ASL não pode assumir todo o peso financeiros em quanto as comuidades apenas apresentam as contas...

Isso são apenas alguns comentários, não ocorreu nenhum encaminhamento agora na reunião.  Teremos que dialogas mais sobre o tema.