Reglas para la realización de mini-eventos en el FISL17
En 2015 durante el FISL16 se realizó en el tercer día del evento en el auditorio 41D una Mini-DebConf organizada en conjunto con la comunidad brasileña de usuarios y desarrolladores de Debian. El resultado de la reunión fue tan positivo que la organización del FISL resolvió ampliar la iniciativa y está abriendo una llamada para que otras comunidades brasileñas de Software Libre puedan también organizar sus mini-eventos durante el FISL17 que se realizará del 13 al 16 de julio de 2016 en la PUCRS en Porto Alegre.
Varias comunidades organizan durante el año sus eventos por todo Brasil ayudando a mostrar el ecosistema del Software Libre. La organización del FISL17 busca con esta iniciativa tener a las Comunidades de Software Libre como aliadas en la elaboración de la grilla de programación, trayendo sus experiencias y redes de contactos para contribuir con el evento.
La organización del FISL17 cederá beneficios para las Comunidades de Software Libre seleccionadas, esperando que ellas ayuden a elevar la calidad de la programación de actividades y ayuden a traer más participantes para el evento.
Para ayudar a identificar las actividades de la Comunidad de Software Libre dentro de la grilla de programación del FISL17, la Comunidad deberá dar un nombre a su mini-evento en el espacio indicado del formulario al momento de la inscripción. Por ejemplo, algunas comunidades usan: WordCamp, DrupalCamp o DrupalDay, JoomlaDay, PGDay, PHP Day, Blender Day, Mini-DebConf, etc.
Las Comunidades de Software Libre no seleccionadas para organizar los mini-eventos podrán enviar sus propuestas de "Encuentros Comunitarios" como en los años anteriores, por medio de la llamada de trabajos.
Las siguientes son las reglas, beneficios y contrapartidas de las Comunidades de Sofware Libre seleccionadas.
Reglas generales para las Comunidades de Software Libre seleccionadas
La organización del Temario del FISL17 dialogará solamente con los 3 representantes de la Comunidad indicados en el formulario de inscripción. Esas 3 personas serán siempre el punto de contacto de la organización con la Comunidad y viceversa.
La Comunidad de Software Libre ocupará como mínimo 05 slots de un auditorio indicado por la organización del Temario, durante un día del FISL17. La cantidad total de slots a ser ocupados será definida posteriormente entre la organización del Temario y la Comunidad, de acuerdo con la demanda.
Cada slot tiene una duración de 50 minutos. La Comunidad de Software Libre podrá unificar dos slots para promover actividades como por ejemplo un panel o un workshop, y así la actividad pasará a tener 1h40min de duración contínua.
La Comunidad de Software Libre deberá solicitar que sus oradores se registren en el sistema del FISL17 e inscriban sus actividades allí. Solamente serán aceptadas las actividades que estuvieran registradas en el sistema.
La organización del Temario evaluará las propuestas de actividades enviadas y si estuvieran de acuerdo con las directrices del FISL, serán aceptadas inmediatamente. En caso de que haya alguna actividad rechazada, la organización del Temario solicitará que la Comunidad la sustituya.
No está de más recordar que los temas de las actividades deben estar relacionados al Software Libre, que no tengan contenidos comerciales, tanto de herramientas o empresas, y de ninguna manera sobre software propietario.
En el caso de que el orador no hable portugués, la conferencia será transferida para el auditorio donde haya traducción simultánea. El slot que quede vacío en el auditorio reservado para la Comunidad será ocupado por otra actividad del FISL17.
La Comunidad de Software Libre podrá colocar un banner en la puerta del auditorio y otro en el palco para ayudar a identificar el mini-evento. La confección de esos banners es de entera responsabilidad de la Comunidad. La organización del Temario deberá ser consultada sobre el tamaño máximo, y sobre la colocación de patrocinadores de la Comunidad en los banners.
La organización del Temario estudiará la posibilidad de costear los gastos (pasajes y hospedaje) de hasta 02 oradores nacionales de la Comunidad de Software Libre seleccionada.
En caso de aprobarse el costo de los gastos, la Comunidad de Software Libre deberá realizar todo el contacto primario con esos 02 oradores indicados para saber si ellos podrán realmente participar del FISL17. Solamente después de confirmados, los nombres y correos electrónicos deberán ser enviados a la organización del Temario para coordinar los detalles de pasajes y hospedaje. Para dejarlo más claro: la organización del Temario no realizará el contacto inicial para saber si el orador podrá venir o no, porque esa instancia ya deberá haber sido hecha por la Comunidad.
Para tener derecho a esos beneficios, la Comunidad de Software Libre deberá enviar todos los datos dentro del plazo estipulado posteriormente por la organización del Temario.
La organización del Temario no costeará los gastos de los otros oradores de la Comunidad.
Recomendaciones para las Comunidades de Software Libre seleccionadas
La Comunidad de Software Libre puede usar un pad o una wiki como borrador para elaborar su programación, definiendo los horarios, el título y la descripción de las actividades, el nombre y el currículum de los oradores. Consultá esta wiki de la comunidad Debian para ver cómo hicieron ellos el año pasado.
Es importante que por lo menos una de las actividades sea una conferencia de nivel básico para los participantes más novatos del FISL17 que quieran conocer más sobre el proyecto.
La Comunidad de Software Libre conseguirá mostrar su apertura rellenando los slots con oradores diferentes, evitando la repetición de personas.
Recomendamos fuertemente que la Comunidad de Software Libre promueva la diversidad entre sus oradores incluyendo personas de las minorías, obviamente garantizando siempre la calidad de las actividades.
Contrapartidas de las Comunidades de Software Libre seleccionadas
Como todos saben, el país está atravesando un momento de dificultades y eso implicia la reducción de patrocinadores para la realización del FISL17. Por eso, la organización precisa de la ayuda de las Comunidades de Software Libre para aumentar la recaudación que será usada para costear el evento. En el formulario para el envío de la propuesta del mini-evento existe un campo para que la Comunidad de Software Libre indique de qué forma podrá contribuir con la organización del FISL17. Algunas alternativas son: financiar la llegada de por lo menos un orador internacional (lo que ayudará a atraer más participantes); garantizar las inscripciones de una cierta cantidad de participantes; costear la participación de todos sus oradores; participar de la campaña de donación de la ASL.Org; o proponer otra forma de contribución.
La Comunidad de Software Libre asumirá el compromiso de difundir su mini-evento y el FISL17 en los canales de comunicación de su grupo como redes sociales y listas de discusión. La Comunidad debe publicar noticias sobre su mini-evento, publicar banners en la web, volver a presentar publicaciones hechas por los encargados de comunicación del FISL17, etc, de esa forma convocando a las personas a participar. Este tipo de iniciativa seguramente estará ayudando a que más personas acudan al mini-evento y consecuentemente al FISL17 como un todo.
Reforzamos la necesidad de que la comunidad esté consciente de las reglas de conducta del FISL17, y que al asumir la realización del mini-evento, será responsable por garantizar que sean cumplidas.
