Sim, faltam apenas 2 semanas para o PGCon Brasil 2009.

Hoje eu gostaria de fazer um checkpoint em tudo e parar para pensar em como as coisas estão e comentar algumas coisas que eu escuto aqui e ali.

Antes de mais nada, quem me conhece sabe que não é o primeiro evento que eu ajudo a organizar. Aqui no ABC Paulista, foram 3 Fóruns Regionais de Software Livre. Mas organizar aquilo era fichinha perto do PGCon Brasil. Todos os fornecedores eram da região, o local onde o evento se realizava ficava lá do lado e a gente fazia o evento praticamente a custo zero: não pagava o auditório, não tinha coffee break, não tinha inscrições com pagamento, etc. Tudo muito mais fácil.

A organização do PGCon Brasil 2009 começou logo depois que o de 2008 terminou. Começamos definindo onde ele seria. Fizemos pesquisa e coisa e tal… mas no final acabamos ficando no mesmo local, a Unicamp. Em novembro de 2008 já tinhamos a data e local fechados e uma proposta de captação de recursos encaminhados.

Claro que ninguém imaginava que o Latinoware seria marcado para a mesma data. Eu só fui descobrir isso lá pelo meio de 2009. Não, não tem como trocar a data do evento nessa altura do campeonato. A reserva do auditório tem que acontecer com no mínimo 6 meses de antecedência, os palestrantes já haviam comprado suas passagens, sem contar que a agenda dos palestrantes internacionais não é nada simples. Eles atendem inúmeras conferências pelo planeta e nós combinamos a participação do Bruce Momjian e do Magnus Hagander logo no começo do ano.

De qualquer forma, em julho de 2009 o evento já tinha site, patrocinadores, grade do evento e tudo o mais. Tudo nos conformes. Mas quem disse que começar a organizar o evento com um ano de antecedência vai te preparar para os imprevistos? Bom, em agosto e setembro a temporada de tornados estava aberta:

• Nosso maior patrocinador desistiu de repente. Problemas internos, um rombo de 10K no caixa;
• Um dos palestrantes e também um dos organizadores chave do evento não pode mais ir ao evento, problemas pessoais. Realocamos a palestra na grade a partir da fila de espera e alocamos novos voluntários para cuidar dos Lightning Talks;
• Vários problemas técnicos no sistema de inscrições. Fizemos várias adaptações no sistema para cobrir deficiências do ano passado. Com um pouco de atrazo e algumas cabeçadas, abrimos finalmente as inscrições;
• Tivemos que alugar uma tenda para abrigar o coffee break, pois chegamos a conclusão que não iria caber os estandes dos patrocinadores junto com o coffee e todos os participantes no saguão do centro de convenções. Nossa expectativa até agora é de termos 400 participanes;
• A locação dos auditórios da Unicamp dobrou de preço em relação ao ano passado. A brincadeira ficou por quase R$ 6K.

Vários problemas acontecem no meio do caminho. Estou citando apenas alguns aqui. Um detalhe é que tudo isso consome um recurso muito caro para todos nós: tempo. Não temos pessoas contratadas para tocar a organização. Todo mundo se vira no tempo livre que tem. E como todos que trabalham em TI sabem, este tempo livre costuma ser redirecionado para /dev/null com muita frequência. Assim, alguns organizadores do evento costumam ficar ausentes de tempos em tempos. Isso aconteceu comigo e acontece com quase todo mundo da equipe.

Bom, conseguimos novos patrocinadores, arrumamos o sistema de inscrições, investimos mais na divulgação do evento, criamos novos materiais promocionais da comunidade, como pins, chaveiros, canecas e adesivos, enfim demos a volta por cima.

Falta pouco agora. Espero que não tenhamos muitos imprevistos daqui até lá. Estamos acompanhando as inscrições e como sempre, quanto mais perto de evento fica, mais gente se inscreve. Bom, estamos no Brasil todo mundo deixa para a última hora… gostaria que nossos fornecedores entendessem isso!!!

Uma coisa que tem me preocupado é a questão do custo do evento. Muita gente me pergunta porquê é tão caro a inscrição. Sim, os preços estão variando entre R$80 a R$120 conforme a data de inscrição e estudantes pagam a metade. Bom, não acho que seja tão caro assim, você gasta muito mais com deslocamento e hospedagem do que isso. Mas em todo caso, eu faço questão de apresentar aqui alguns números para que se tenha idéia de quanto custa um “PGCon Brasil”…. sim, ao término do evento estaremos publicando uma prestação de contas. Mas vejamos alguns números que já temos até agora:

• Aluguél dos auditórios da Unicamp: R$5.969,00
• Tendas para o coffee break: R$ 2.520,00
• Coffee break: R$9.100,00
• Hospedagem para palestrantes: R$ 4.615,00
• Peças gráficas (arte + impressão): R$ 2.960,00
• Serviço de credenciamento: R$ 2.000,00
• Passagens de palestrantes internacionais: US$ 2.500,00
• 50% das passagens de 2 palestrantes nacionais: R$1.000,00

Bom,  como se vê, o dinheiro dos patrocinadores está longe de cobrir os custos do evento. Estamos numa encruzilhada difícil: queremos  fazer um evento com bons palestrantes, com uma grade rica e num lugar agradável. Ao mesmo tempo, temos um evento focado, que não cabe em um anfiteatro para 100 pessoas, mas também não atrai um púclico de milhares como o FISL.

Acho que seremos sempre assim, não acho que vamos chegar num público com muito mais de 500 pessoas mesmo em 2010. Nosso público não é apenas o iniciante, é para quem já quer algo mais. Para o público iniciante, fizemos 5 PGDays espalhados pelo país. Ninguém precisou pagar um centavo para entrar no PGDay. Logo se vê que ninguém aqui quer ficar milionário. Apenas queremos ter algum dinheiro no final do evento para poder começar o próximo.

Queremos trazer mais palestrantes internacionais, queremos auditórios confortáveis para todos, queremos um espaço privilegiado para aumentar o networking de um profissional que está se valorizando rapidamente no mercado.

Este ano eu fui no “Oracle Open World”. Você pensa que a Oracle, com os bilhões que ela gasta comprando empresinhas como a Sun faz um evento com inscrições baratinhas? Não senhor! O custo da inscrição é altíssimo. Pelo menos 10 vezes maior… e você nem ganha um cafezinho!

Então é isso, ainda temos 2 semanas. Enquanto isso, vou dando meus toques finais no meu tutorial  e ajudando a resolver os últimos pepinos da organização.

Espero vocês lá!

[]s

Fábio Telles