Recentemente a empresa onde trabalho começou a passar por mudanças radicais, tanto na parte física quanto na parte cultural, aliás, esta é sempre a mais complexa. Desde a organização de documentos até a manutenção da limpeza, tudo passou, e está passando, por processos de melhoria e até contratações foram feitas para os setores administrativos (sim, no meio da crise!).
Pois bem, chegamos então à documentação dos processos, tornar o conhecimento tácito em explícito. O conhecimento tácito é muito comum em micro e pequenas empresas, principalmente as familiares, onde cada funcionário tem conhecimento das suas atividades e de como elas se relacionam com o restante da empresa.
Por este motivo muitos problemas acontecem, por exemplo, quando um funcionário adoece ou mesmo deixa a empresa, já que todo o conhecimento necessário para executar suas tarefas vai junto com ele. Ter tudo documentado é uma lição que vem das empresas maiores que não são dependentes de apenas uma ou duas pessoas para certas tarefas.
O primeiro problema enfrentado foi a explicitação desses conhecimentos. Descobrimos que muitas pessoas tem uma dificuldade muito grande em botar no papel aquilo que fazem. Descobrimos também que muitos realizam suas tarefas de forma não tão eficiente. Mas estes detalhes gerenciais podem ser omitidos aqui.
Chegamos então à decisão de onde manteríamos toda essa nova documentação que, aliás, ainda nem estava pronta. Usaríamos manuais impressos? Uma página na intranet? Documentos digitais? Essas opções são até boas, mas imagine os custos com a impressão destes materiais, e em caso de alterações?
Para uma micro empresa isso é proibitivo, além de não ser uma alternativa ecológica. As opções de uma página na intranet e documentos digitais também não são ruins, mas elas tentem a dificultar as possíveis alteração. Foi aí que decidimos utilizar um software de Wiki.
Utilizando Wikis a criação da documentação fica simples, as pessoas podem colaborar entre si e documentar todo o funcionamento da empresa. A alteração fica simples e o acesso é muito facilitado.
No nosso caso os procedimentos foram documentados pelos próprios funcionários de forma colaborativa e depois disso a gerência fez os ajustes e adaptações necessários. Do ponto de vista empresarial essa documentação foi muito útil pois permitiu que a gerência da empresa visualiza-se como os funcionários enxergam os procedimentos da empresa e, no geral, como a empresa funciona.
Na parte técnica a decisão era qual software de Wiki seria utilizado. Eu, particularmente, já utilizo a famosa MediaWiki [1], sim a da Wikipedia, para um projeto pessoal, então pensei em utiliza-la também na empresa. Mas pensei bem e resolvi não ser injusto com os demais softwares do gênero, então fui pesquisar as outras opções.
Nesta página [2] há uma infinidade de softwares para Wiki, tem para todos os gostos e ambientes.
Após conhecer algumas opções eu escolhi a DokuWiki [3]. Este software de Wiki é focado na documentação para pequenas empresas e nem mesmo utiliza um SGBD, no lugar disso são criados arquivos em texto puro no servidor. Eu achei que a escolha foi boa e a DokuWiki está atendendo nossas necessidades.
É importante ressaltar que o software Wiki escolhido foi a última peça deste quebra cabeças. Antes disso a empresa já estava com a consciência de que as mudanças era para melhor e as regras para a colaboração já tinham sido definidas.
Eu sei que para nós, técnicos da área, a vontade de ir direto para a parte prática e ver as coisas funcionando é muito grande, mas se você tem uma empresa para gerenciar tente não se prender a isso. No final das contas o mais importante é a organização e não qual o software, no caso Wiki, foi escolhido para a gestão.
[1] Site MediaWiki
[2] Artigo sobre vários software para wiki
[3] Site Dokuwiki
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O artigo “Colaboração em microempresas” foi escrito por Evaldo Júnior e publicado originalmente na edição nº 3 da Revista Espírito Livre.
Para ter acesso a este e outros artigos na íntegra, não perca tempo e baixe a edição nº 3 da Revista Espírito Livre ou as outras edições gratuitamente aqui no site oficial da revista.
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